Oficines i despatxos sense papers

L'oficina tradicional del segle XX té els dies comptats. No és rendible, és insostenible i crea empleats insatisfets. El nou model que s'està implantant al món està molt lluny d'aquesta idea jeràrquica segons la qual, el que mana té el despatx més gran.

Canvien les cultures empresarials, més obertes i horitzontals. Li toca moure fitxa a les oficines i als seus dirigents. Per començar, perquè "el 40% dels llocs estan buits durant la major part de la jornada laboral, mentre les àrees de reunió estan saturades", diu Martín López, director comercial d'Ofita, empresa espanyola de disseny i mobiliari per a oficines.

L'assignació tradicional: Un treballador, un lloc està caduca."Passem de seure en el mateix lloc a una forma de treballar autònoma pel què fa a espai i temps, en què prevalen els resultats per sobre del control i la presència a l'oficina", apunta López.

Una ineficiència que estan pagant de la seva butxaca els empresaris. A Espanya el 80% de les oficines encara són tradicionals, cosa que canviarà en els propers cinc anys, assenyala Francisco Vázquez, president del Grup 3g Office, multinacional de consultoria i gestió d'espais corporatius.

Ho és perquè avui qualsevol cafeteria o parc és un potencial espai de treball. "En un sistema flexible és decisió de l'empleat si ve o no a l'oficina i quin horari fa, sempre en funció de la seva agenda i responsabilitats. Cada individu tria on i com treballar; portem l'oficina a sobre", diu Vázquez, que compara la nova oficina amb el bar de la universitat. Així, el teletreball es fa imprescindible en aquests centres elàstics. "Els empleats estan demandant una conciliació de vida personal i laboral real i eficaç", indica Fernando Carneros, de Real State & Facilities Manager de Microsoft Espanya, Portugal i Itàlia. En un centre flexible es gestionen ràtios de 10 metres per empleat, enfront dels 15 d'un clàssic. Es necessita més espai per al mateix nombre de persones, més renda, manteniment i consums, la qual cosa, sens dubte és poc sostenible.

Amb aquestes premisses, parteix l'oficina flexible, on el nombre de despatxos disminueix un 60%, les taules no tenen amo i estan lliures de papers. Aquest plantejament requereix entre un 15% i un 30% menys d'inversió que el tradicional, calcula Alfonso de les Penyes, director d'Operacions de Tetris, divisió d'arquitectura de Jones Lang LaSalle (JLL). Vuit de cada deu projectes realitzats el 2014 per aquesta consultora desterren l'estructura jeràrquica i piramidal per donar valor al coworking (flexibilitat per treballar en un espai amb gent d'altres perfils) i al hot desking (canviar de lloc).

Espais oberts, juntament amb sales per al treball en equip, phone box o cabines per a videoconferències, enclavaments de concentració, espais per al retir personal ... I àrees de jocs, cafeteries, zones verdes interiors (amb arbres o horts), gimnasos, ambients de relaxació i fins i tot DJs. Aquest podria ser l'ADN de les oficines flexibles, capaces d'incrementar en més d'un 20% la productivitat.

També milloren la salut i el benestar. Mala notícia per als espanyols, que estan entre els més insatisfets amb el seu entorn de treball, segons la multinacional Steelcase, especialitzada en mobles d'oficina per a espais de treball.

Una hamaca o una taula de billar són llocs més que adequats per celebrar una reunió informal. És la filosofia que segueix Google a Madrid. A les plantes 16 i 17 de la Torre Picasso hi ha illes amb puff i sofàs on els 150 empleats es poden reunir al voltant d'un cafè, ja que sempre tenen a mà un coffee corner, llocs on poden servir menjar i beguda gratis, comenta Javier Martín, responsable de Recursos Humans per a Espanya, Portugal, Turquia i MENA (Orient Mitjà i Nord d'Àfrica). Les reunions es treuen la cotilla i es traslladen al menjador, un espai multifuncional, on "es té la primera reunió del dia mentre esmorzes". Hi ha un únic despatx, el del director general, que es transforma en una sala de reunions quan està buit, diu Martín, assidu als phone box per realitzar videoconferències. En una partida de billar, futbolí o tennis de taula també es poden tenir reunions informals o, simplement, desconnectar. Hi ha massatgista, servei de manicura i pedicura, així com tallers de menjar japonès i de pa.

En la mateixa línia hi ha les oficines de Red Bull a Londres, on la recepció es converteix en bar a la nit; i les de Facebook a Palo Alto (Califòrnia), on hi ha pista de patinatge, expliquen en JLL, que estrena seu corporativa al passeig de la Castellana. Zones obertes sense distincions entre empleats alternen amb espais per reunions formals, informals, quick meetings, brainstormings i, fins i tot, una cuina-menjador polivalent. A la planta baixa hi ha bicicletes elèctriques per als treballadors.

Les grans multinacionals (Cepsa, BBVA ...), són cap de grup. La remodelació de la seu madrilenya de Microsoft, dissenyada per 3g Office, ha seguit el programa Workplace Advantage de la companyia, que es basa en la llibertat dels seus empleats per treballar en qualsevol lloc dins de l'oficina o fora d'ella. A l'edifici del Parc Empresarial de la Finca (Pozuelo de Alarcón) l'estalvi en llocs tradicionals ha permès condicionar una nova zona de clients, alliberar 3.000 dels 9.000 metres i cobrir les necessitats d'espais de col·laboració, concentració i reunió, diu Carneros.

El Campus Repsol, al carrer Méndez Álvaro de Madrid, destaca perquè els edificis estan connectats per passarel·les. Un plantejament de l'arquitecte Rafael de la Hoz per facilitar la comunicació entre els seus gairebé 4.000 treballadors. Hi ha 300 sales per a reunions i un jardí central. També, vestuaris per als que surten a córrer pels voltants del campus, a uns 100 metres del parc Tierno Galván.


Font: El País